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Individuelle Workshop-Modelle

Beispiel 3:
Starten von Organisations- und Dienstleistungsprojekten

Erfolgskriterien für Projekte
Projekt ist nicht gleich Projekt. Gerade Organisations- und Dienstleistungsprojekte haben jeweils ganz spezifische Ausgangs- und Rahmenbedingungen.
Die Project Interaction Analysis (P.I.A.) bietet eine Grundlage zur systematischen Auswertung der spezifischen Projektparameter und erlaubt eine Ableitung der Handlungsschwerpunkte für jedes Projekt.

Übergang von Presales-Phase zur Projekt-Initialisierung
Ein Projekt startet nicht willkürlich. Wichtige Eckpfeiler müssen im Vorfeld gesetzt werden. Das P.I.A. Project Framework hilft festzustellen, ob tatsächlich alle Zwischenergebnisse formuliert wurden.
Oft ist es im Nachhinein schwierig festzustellen, was eigentlich mit dem Projekt erreicht werden sollte. Daher ist es unumgänglich, die Projektziele in dieser frühen Phase festzuhalten und zu hinterfragen.
Auf was Sie als Projektleiter, Kunde oder Auftraggeber hier achten sollten und was Sie lieber unterlassen sollten ist Inhalt dieses Moduls.

Einbeziehung der Beteiligten
Die Gradwanderung zwischen Gruppengröße, Arbeitsfähigkeit der Gruppe und berechtigte Interessen von direkt Betroffenen wird hier zum Inhalt gemacht.
Methodisch ist dies der Bereich Stakeholderanalyse und Rollendefinition der Projektbeteiligten. Informieren oder beteiligen, mitarbeiten oder beurteilen, Prozessverantwortung oder inhaltliche Verantwortung ist für die Aufgabenverteilung schwer zu beantworten. Nur eine Rollenklarheit bietet die Grundlage dafür, dass die Beteiligten ihre Rolle im Projektverlauf auch wahrnehmen werden.

Projekte sauber beschreiben
Es ist mehr als trivial, dass eine richtige Beschreibung der Projekt-Ziele von ausschlaggebender Bedeutung ist. Vor allem aber bei Dienstleistungs- und Organisationsprojekten geschieht dies oft in nur ungenügendem Maße.
Sie bieten im Projektverlauf einen Interpretationsspielraum, der weit über das kalkulierbare im Projekt hinausgeht. Daher ist es unabdingbar, hier für "Klarheit vor dem Handeln" zu sorgen.

Projektzielsetzungen gliedern
Ziele sind der Ausgangspunkt, in Teilaufgaben, meist "bereichs- oder disziplinübergreifend" gegliedert wird mit einfachem Instrumentarium die Projektaufgabenstellung greifbar. Schnittstellen und Abhängigkeiten werden offensichtlich und können in der Projektplanung entsprechend berücksichtigt werden.

Arbeitspakete beschreiben
Arbeitspaketbeschreibungen sind klassischerweise ein Instrument der Detailplanung. Hier werden sie verfeinert und ausformuliert. In der frühen Phase eines Projekts bieten sie aber die Möglichkeit Klarheit über die Projekt- (Teil-) Leistungen zu erzeugen. Wie man das in einer Gruppe macht - ohne sich zu verzetteln- ist Teil dieses Moduls.

Phasenorientierte Schnellkosten- und Zeitkalkulation
Zu jedem qualifizierten (internen/externen) Projektangebot gehören fundierte Aussagen zu Kosten, Preis und zeitlichem Verlauf. Inhaltliche Phasenmodelle sind eine bewährte Grundlage, um zu Meilensteinplänen, Kostengang- und Kostensummenlinien zu gelangen.
Bei Organisations- und Dienstleistungsprojekten tritt häufig die Schwierigkeit auf, dass das Projektergebnis nicht nur durch abarbeiten eines Phasenmodells erzielt werden kann, sondern nur durch Kombination mehrerer, spezialisierter Prozesse erreicht wird.
Die Frage hier ist, wie man auf die Erfahrungswerte unterschiedlicher Vorgehensweisen zurückgreifen und sie zu einem projektspezifischen Ganzen kombinieren kann. Welches sind die projektspezifischen Phasen, was ist das "leading model" und welches sind die "supporting processes". Anders ausgedrückt - ist es ein Marketing- oder ein Entwicklungsprojekt?

Der Projektvorschlag
Als Abschluss der Initialisierungsphase steht ein Angebot, entweder als schriftliche Vertragsgrundlage oder als eine Präsentation, die die Basis für eine Management Entscheidung liefern soll.
Was zeigt man, wie stellt man das Projekt dar, welche "Facts and Figures" sind zu kommunizieren und welche Daten gehören eher zur "Intimsphäre" des Projekts. Hiermit wird der Grundstein für die spätere Einflussnahme auf das Projekt gelegt. In diesem Modul geht es weniger um die Art der Präsentation eines Projekts als vielmehr um das, was man präsentiert.

und wie gehts weiter?
Als Abschluss des Workshops soll ein Ausblick auf die weiteren Phasen des Projektmanagements stehen. Auf Basis der Ergebnisse der Projektinitialisierung und der Änderungen nach der Projektpräsentation kann eine fundierte Projektdetail-Planung erfolgen.
Wie geht es weiter, was ist wie weiterverwendbar ist Teil dieses Moduls.

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